Interview: Fanny Senez über die Organisation von Hybrid-Events

Dank dem Fortschreiten der Impfkampagne und der Lockerung vieler Reisebeschränkungen sind hybride Events zurzeit in aller Munde. Doch anders als bei ihrem virtuellen Pendant gibt es nur wenige Veranstalter, die bereits auf Erfahrungen zurückgreifen können. Die Organisatoren des International Young Lawyers’ Congress übernahmen mit ihrem Kongress im August 2021 also eine echte Pionierrolle.

Über AIJA

AIJA ist weltweit der einzige Verband, der sich mit den Interessen von Juristen unter 45 Jahren befasst. Zurzeit hat AIJA über rund 4’000 Mitglieder aus 90 verschiedenen Ländern. Beim jährlich wiederkehrenden International Young Lawyers’ Congress steht der Austausch und die Wissensvermittlung im Zentrum.

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AIJA Congress - Hybrid event

"Wir haben uns zuerst auf den virtuellen Teil konzentriert. Denn wir sind überzeugt davon, dass ein Kongress, der online funktioniert, auch für die Teilnehmenden vor Ort spannend ist.

Wir haben mit der Eventmanagerin Fanny Senez darüber gesprochen, was es braucht, um mit diesem Format erfolgreich zu sein und welche Rolle die lokalen Partner dabei spielen.

Fanny Senez, eines interessiert uns natürlich brennend: Konnten Sie mehr Teilnehmende vor Ort oder im virtuellen Raum begrüssen?

In Zürich selbst waren rund 480 Personen zugegen, via unsere Online-Plattform zählten wir 150 Registrierungen. Man muss dazu aber sagen, dass wir keine Ahnung hatten, was uns erwartet, als wir im April dieses Jahres mit der Planung des hybriden Formats begonnen haben. Erst als die Schweizer Regierung für den 26. Juni 2021 Lockerungen bei den Personenbeschränkungen an Events bekanntgab, war klar, dass wir eine substanzielle Anzahl Leute vor Ort empfangen dürfen. Darunter waren viele Mitglieder aus Europa, aber nicht nur: Auch einige Anwälte aus Übersee fanden den Weg nach Zürich. Angesichts der anhaltenden Unsicherheiten werten wir das als riesigen Erfolg, und es freut uns, dass unser Programm obendrein zahlreiche Leute auf elektronischem Weg erreicht hat.

Wie konnten Sie sicherstellen, dass Ihr Kongress nicht nur als Event vor Ort funktioniert, sondern auch in virtueller Form?

Eines war von Anfang an klar für uns: Wir wollten nicht, dass die Formate getrennt voneinander stattfinden. Die beiden Gruppen sollten tatsächlich miteinander interagieren. Um das zu erreichen, haben wir uns zuerst auf den virtuellen Teil konzentriert. Denn wir sind überzeugt davon, dass ein Kongress, der online funktioniert, auch für die Teilnehmenden vor Ort spannend ist. Dafür haben wir die Vertreter der Kommissionen, welche die Speaker gestellt haben, umfassend geschult. Mithilfe eines externen Spezialisten für hybride Events haben wir aufgezeigt, welche Aspekte bei diesem Format besonders beachtet werden müssen. Ein Beispiel: Die Einhaltung des Zeitplans ist viel wichtiger als bei einer regulären Veranstaltung, denn erstens sollte man die Teilnehmenden nicht vor einem schwarzen Bildschirm warten lassen – die Gefahr, dass man sie so verliert, ist nämlich riesig. Und zweitens ist dies auch für die Arbeit der Techniker unabdingbar, denn diese gestaltet sich viel komplexer als bei einer reinen Onsite-Präsentation. Zudem haben wir die Redner mit den Mitteln vertraut gemacht, die ihnen zur Verfügung stehen, um das Publikum auf elektronischem Wege einzubinden, wie zum Beispiel Umfragen oder Spiele.

Gibt es andere Learnings für die Planung von hybriden Veranstaltungen?

Es macht Sinn, sich auch in personeller Hinsicht auf die neuen Gegebenheiten einzustellen. Bei einem hybriden Format hat man es nämlich de facto mit zwei Veranstaltungen zu tun – ergo: Doppelt so viel Arbeit. Ich hatte das Glück, den Online-Part an einen neuen Kollegen übergeben zu können. Er hat sich vor allem mit den technischen Aspekten befasst und dadurch einen reibungslosen Ablauf sichergestellt. Weiter hat es sich ausbezahlt, eine Moderatorin für den Online-Teil zu engagieren. Sie hat die Teilnehmenden bereits im Vorfeld einer Session gebührend darauf eingestimmt und danach für einen guten Abschluss gesorgt. Desweitern haben wir unser Rahmenprogramm nicht nur auf die Besucher:innen vor Ort ausgerichtet, sondern auch den Online-Teilnehmenden ein entsprechendes Angebot unterbreitet. Dazu gehörte zum Beispiel, dass wir unsere Abschlusszeremonie in den virtuellen Raum übertragen haben. Zwar kennen wir die genauen Teilnehmerzahlen noch nicht, aber erste Rückmeldungen belegen, dass dies sehr geschätzt wurde. Dabei muss man als Veranstalter jedoch die Unterschiede bei den Zeitzonen im Auge behalten. Und auch Destinationen können sich diesbezüglich weiterentwickeln. Die entsprechenden Angebote sind dünn gesät. Diese Nische könnte man noch besser besetzen.

Wie haben Sie als Verband davon profitiert, dass Sie den Event hybrid durchgeführt haben?

Unsere Mitglieder zeichnen sich dadurch aus, dass sie den persönlichen Austausch schätzen. Nach 18 Monaten Pandemie haben wir zudem eine grosse Bildschirmmüdigkeit gespürt, die Leute wollten sich unbedingt wieder vor Ort begegnen. Gleichzeitig gab es aber Personen, die aus verschiedenen Gründen noch nicht reisen konnten: Sei es, weil es ihre Firma nicht erlaubte, weil es nach wie vor Reisebeschränkungen gab oder weil sie sich selbst noch nicht sicher genug fühlten. Dass wir beiden Gruppen die Teilnahme ermöglicht haben, hat uns viel Goodwill eingebracht. Zudem haben wir den Eindruck, dass uns das hybride Format die Möglichkeit gibt, künftig neue Mitglieder dazuzugewinnen. Denn die Online-Teilnahme bietet eine niederschwellige Möglichkeit, bei AIJA reinzuschnuppern, ohne gleich eine weite Reise in Angriff nehmen zu müssen.

War es schwieriger, Sponsoren zu finden für die hybride Ausgabe?

Glücklicherweise nicht. Unsere Sponsoren haben sich sehr flexibel gezeigt: Obwohl am Anfang nicht klar war, wie viele Personen vor Ort teilnehmen werden, wurde uns die Unterstützung bereits damals zugesichert. Allerdings muss ich sagen, dass die Budgetplanung viel anspruchsvoller war als in anderen Jahren. Nicht nur, weil viele Faktoren lange Zeit ungewiss waren. Sondern auch, weil wir nicht wollten, dass die Besucher vor Ort mehr bezahlen müssen, um den hybriden Teil mitzufinanzieren. Dank einer sorgfältigen Planung konnten wir das aber umgehen – und ich darf nicht ohne Stolz sagen, dass wir insgesamt kostendeckend gearbeitet haben.

Wie war die Zusammenarbeit mit den lokalen Partnern und Zürich Tourismus?

Sehr gut. Aufgrund der aktuellen Situation war es für uns unerlässlich, stets aus erster Hand informiert zu sein über die geltenden gesetzlichen Bestimmungen. Zürich Tourismus war uns dabei enorm behilflich und hat unsere Mitglieder und uns bezüglich Reisebeschränkungen und Ähnlichem unterstützt. Ausserdem haben wir im Vorfeld eine Online-Veranstaltung durchgeführt, bei der ein Vertreter des Hotel Marriott sowie Vanessa Reis vom Kongressbüro zugegen waren und im Detail über den Event Auskunft gegeben haben.

6 Erkenntnisse zur Organisation von Hybrid-Events

  1. Fokus auf das Virtuelle: Statt die Konferenz nur zu übertragen, sollten Sie Ihr Online-Publikum aktiv einbeziehen. (z. B. durch virtuelle Rahmenprogramme, spezielle Redner, Spiele, Umfragen)

  2. Ressourcen planen: Hybrid bedeutet, dass zwei Veranstaltungen organisiert werden müssen. Idealerweise gibt es verantwortliche Eventmanager:innen für jedes Format.

  3. Budget bedenken: Präsenzteilnehmende sollten nicht mehr bezahlen, um den hybriden Aspekt der Veranstaltung zu finanzieren.

  4. Halten Sie einen Zeitplan ein und berücksichtigen Sie die unterschiedlichen Zeitzonen des Publikums.

  5. Ein lokale Partnerschaft ist entscheidend. Die Unterstützung durch eine lokale Agentur oder das Kongressbüro ist von unschätzbarem Wert, um Richtlinien im Blick zu behalten und von einem starken Netzwerk sowie Ortskenntnissen zu profitieren.

  6. Die Destination ist immer noch wichtig. Eine attraktive Destination ist für die Teilnehmenden vor Ort von großer Bedeutung. Aber auch das Online-Publikum profitiert von virtuellen Rahmenprogrammen, die Gastgeberstädte anbieten.