6 Tipps für nachhaltige Eventplanung

Welche Herausforderungen gibt es bei der Planung nachhaltiger Events? Mit diesen sechs Tipps überwinden Sie die häufigsten Hürden.
Sorell Hotel Zürichberg, Green Mile

Wie beeinflusst das Thema Nachhaltigkeit Ihre Entscheidungsprozesse? Welche Herausforderungen stellen sich Ihnen?

Zürich Tourismus hat in der Eventbranche nachgefragt, und zwar direkt bei den Personen, die Kongresse, Events und Meetings für Verbände, Organisationen oder Agenturen organisieren.

97 Prozent der Befragten berücksichtigen Nachhaltigkeit als Kriterium im Entscheidungsprozess und 35% bezeichnen Nachhaltigkeitsbemühungen von Reiseziel und Veranstaltungsort als entscheidend. (Hier finden Sie die Umfrageergebnisse.)

Die vielen Informationen zum Thema, die Angst, das Budget zu strapazieren, und fehlendes Fachwissen – sie stehen bei der Organisation nachhaltiger Anlässe im Weg. Hier finden Sie einfache Tipps, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Nachhaltig und erst noch günstig

Tipp #1 Nachhaltige Eventorganisation

"Es ist einfach zu teuer!", ist die häufigste Antwort auf die Frage, was Eventplaner:innen bei der Umsetzung nachhaltiger Anlässe hindert. Es gibt Möglichkeiten, Emissionen zu sparen und zusätzliche Kosten zu vermeiden.

Um Anlässe nachhaltig zu gestalten, lohnt es sich, immer wieder die Frage zu stellen: Braucht es das – oder geht es auch anders als bisher? Hier einige Vorschläge, die nachhaltig sind, etwa, weil sie Emissionen einsparen, und zugleich das Budget schonen:

Catering: bewusst wählen, gut planen

Was serviert wird, hat einen grossen Einfluss auf den Fussabdruck und die Kosten einer Veranstaltung. Nachhaltiges Catering ist ohne Einschränkungen in Genuss und Qualität möglich.

FOOD ZURICH
  • Vegetarisch oder vegan: Vegetarisches oder veganes Essen zu servieren und Fleischgerichte optional anzubieten, ist klimafreundlicher, preiswerter und steht der fleischhaltigen Küche in nichts nach. Die Zürcher Gastronomieszene ist sehr fortschrittlich und bietet eine abwechslungsreiche Auswahl an vegetarischen oder rein pflanzlichen Gerichten an.
  • Wasser: Das Schweizer Leitungswasser ist bekannt für seine Trinkwasserqualität und den guten Geschmack. In Flaschen abgefüllt oder in Karaffen serviert, entfallen die Kosten für Mineralwasser. Übrigens: An über 1'200 Brunnen in der Stadt Zürich lassen sich Trinkflaschen unterwegs jederzeit nachfüllen.
  • Vorausplanen: Wer die genauen Gästezahlen und ihre Essenspräferenzen kennt, leitet diese vorab ans Catering weiter. Diese Zahlen erleichtern die Planung und Beschaffung der Lebensmittel, was unnötige Abfälle und Entsorgungskosten vermeidet.
  • Saisonal und lokal: Bevorzugen Sie saisonale, biologische Lebensmittel aus der Region. Das hält die Transportwege kurz und spart überflüssige Emissionen.

Anreise, Location und Transfer

Was für Waren gilt, bewährt sich auch fürs Programm: kurze Transportwege. Sie sind praktisch, sparen Emissionen und die Kosten für Personentransport bleiben tief.

Öffentliche Verkehrsmittel in Zürich
  • Anreise: Von vielen Städten in Europa ist Zürich bequem mit dem Zug zu erreichen (direkte Verbindungen).
  • Standort: Wählen Sie Restaurants und Unterkünfte, die nah an der Event Location liegen.
  • Standortwechsel: In Zürich sind die Wege kurz und lassen sich bequem mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen. Oder gar zu Fuss: Ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft ist erfrischend und eine angenehme Auflockerung.
  • Öffentliche Verkehrsmittel: Das Schweizer ÖV-Netz ist gut ausgebaut, die Benutzung sicher. Mit Bussen, Trams und S-Bahnen erreicht man in Zürich fast jeden Ort. Für Gäste bieten sich Tageskarten an: Informationen zur Zürich Card

Abfall reduzieren und recyclen

Tipp #2 Nachhaltige Eventorganisation

Wo sich Menschen treffen, fällt Abfall an – und den gilt es sachgemäss zu entsorgen. Oder noch besser: zu vermeiden.

Tipps für das Abfallmanagement

Abfall richtig zu sortieren und zu entsorgen ist inzwischen Standard – und die zweitbeste Lösung. Noch besser: Abfall konsequent einsparen. Denn auch Recycling kostet Ressourcen. Hier einige Tipps, die sich schnell umsetzen lassen:

Kartonsammlung Zürich

Recycling und Entsorgung

Mülltrennung hat auch mit Motivation und Psychologie zu tun. Sorgen Sie dafür, dass es Ihren Gästen und dem Personal möglichst einfach gemacht wird, Abfall ordentlich zu trennen. Fragen Sie bei Catering-Unternehmen und Eventlokalitäten nach dem Abfall- und Entsorgungsmanagement und welche Massnahmen Sie vorsehen.

  • Abfall trennen leicht gemacht: An prominent platzierten Sammelstellen lässt sich Abfall mühelos trennen. Wichtig ist eine klare Beschriftung, besonders, wenn internationale Gäste vor Ort sind. Achten Sie darauf, dass genügend Abfallbehälter vorhanden sind, sowohl im Gäste- als auch im Personalbereich.
  • Zigaretten: Damit Kippen nicht auf dem Boden landen, grosszügig Aschenbecher verteilen. Überall da, wo Rauchen gestattet ist.

In der Schweiz ist die Abfallentsorgung gebührenpflichtig. Die Entsorgung von Glas, Karton, Kompost, Papier, PET-Flaschen und Metall ist hingegen kostenlos. Deshalb lohnt es sich auch finanziell, sorgfältig zu trennen.

Abfallvermeidung

Fragen Sie sich regelmässig: Braucht es das wirklich?

Green Mile - Refill
  • Mehrweg statt Einweg: Ob beim Geschirr oder bei der Dekoration: Verzichten Sie auf Produkte, die für den einmaligen Gebrauch bestimmt sind. Fast alles kann gemietet werden, sogar Topfpflanzen, Kunstblumen und andere Dekomaterialien. Wählen Sie umweltschonende, natürliche oder regional hergestellte Give-Aways, die Gäste auch nach dem Event gerne nutzen.
  • Offenausschank und Grossgebinde: Der offene Ausschank von Getränken, ab Zapfhahn oder aus grossen Gebinden, erspart Verpackungen wie Alu-Dosen, Glas- und PET-Flaschen. Bieten Sie Saucen oder Würzmittel in grossen Behältern und nicht portionsweise an. Eine gute Kalkulation hilft, dass die Grosspackungen am Ende nicht halbvoll sind.
  • Finger Food: Kleinere Mahlzeiten lassen sich ohne Geschirr und Besteck anbieten, etwa Pizzastücke, Raclette-Schnitten oder ein Sandwich. Nur Servietten braucht's.
  • Verteilen statt entsorgen: Was sich zum Mitnehmen eignet, nach dem Anlass an Gäste, Helfer:innen oder Bedürftige verteilen, etwa übrig gebliebene Lebensmittel, Blumen und Dekomaterial. Grosse Mengen essbarer Produkte und Give-Aways können ässbar gespendet werden.


Gute Laune statt schlechtes Gewissen

Tipp #3 Nachhaltige Eventorganisation

«Anstrengend» und «oft mit einem schlechten Gewissen verbunden», so empfinden die befragten Veranstalter:innen die Bemühungen um Nachhaltigkeit. Geht das auch leichter?

Wer sich mit Nachhaltigkeit beschäftigt, ist in einem grossen Fachgebiet gelandet. Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor. Konzentrieren Sie sich vorerst auf jene Aspekte, die Sie steuern können – und die für die Veranstaltung bedeutsam sind.

Erreicht? Dann ist der richtige Moment gekommen, die Ansprüche schrittweise zu erhöhen. Los geht’s, und das schon vor dem Anlass.

Sensibilisieren und involvieren

Nachhaltigkeit ist ein Veranstaltungsziel? Lassen Sie das Ihre Partnerbetriebe und Teilnehmenden wissen. Sorgen Sie dafür, dass in der internen und externen Kommunikation klar wird, was die Vision der Veranstaltung ist und wie alle dazu beitragen können.

Sensibilisieren Sie alle beteiligten Personen: Wer die Ziele kennt und sich miteinbezogen fühlt, versteht eher den Sinn hinter einer Bemühung – das steigert die Bereitschaft, mitzuhelfen. Geben Sie Teilnehmenden im Vorfeld die Möglichkeit, Ideen für nachhaltige Aktionen einzureichen. Gemeinsam ist es einfacher, Potenzial für Einsparungen und Verbesserungen zu entdecken.

Motivieren und belohnen

Gestalten Sie nachhaltiges Verhalten attraktiv und belohnen sie es. Motivieren Sie Teilnehmende mit Anreizen, spielerisch oder mit Wettbewerben, die klimafreundliche Variante zu wählen.

  • Kombinierte Tickets für Event und Anfahrt fördern die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Weisen Sie auf CO2e Einsparungen hin.
  • Wer mit dem Zug anreist, erhält kostenlos ein Tagesticket für den Nahverkehr.
  • Wer im Rahmenprogramm einen Freiwilligeneinsatz leistet, erhält ein Souvenir als Dank.
  • Wer eine eigene Idee zur Förderung der Nachhaltigkeit einreicht, nimmt an einer Verlosung teil.
  • Küren von Teilnehmenden, die einen besonders tiefen Emissionsverbrauch erreichen.

«Nudging»: anstupsen statt belehren

Nachhaltig agieren bedeutet oft, Gewohnheiten zu ändern – und damit tun sich Menschen gerne schwer. Deshalb empfiehlt sich «Nudging» als Strategie zur Verhaltensänderung. Im Alltag ist es allgegenwärtig, meist nimmt man es nicht bewusst wahr.

  • Vorauswahl anpassen: Ist das vegetarische Menü als Standard aufgeführt, wird «mit Fleisch» zu einer Option, für die man sich aktiv entscheiden muss.
  • Platzierung: Am Buffet werden regionale und saisonale Speisen prominent platziert, weniger nachhaltige weiter hinten.
  • Soziale Rollen und Normen: Das Argument «andere machen das auch» zieht. Erwähnen Sie, wie viele Personen sich für die Anreise mit dem Zug entschieden haben.
  • Signale: Markieren Sie den Weg über die Treppe gut sichtbar, etwa mit Fussabdrücken auf dem Boden und Schildern. So wird die Treppe zu einer gesunden Alternative zum Aufzug.
  • Informationen: Einfache Botschaften geben oft den Anstoss, sich für umweltfreundliches Verhalten zu entscheiden. Platzieren Sie einen Hinweis, woher das Leitungswasser stammt und dass es zum Trinken geeignet ist.
Zunfthaus zur Waag, Green Mile

Nachhaltigkeit leben und erleben

Tipp #4 Nachhaltige Eventorganisation

Abfallvermeidung, lokales Essen, Transport und Erreichbarkeit – das sind die Top drei bei der Planung nachhaltiger Events. Auf dem letzten Platz: Das Rahmenprogramm. Zurecht?

Rahmenprogramme mit Nachhall

Zugegeben, die grössten Einsparungen von Emissionen erreicht man nicht im Rahmenprogramm. Doch es bietet die Chance, Nachhaltigkeit zu erleben und einen positiven Beitrag für Gäste oder für die Bevölkerung zu leisten.

In und um Zürich gibt es viele Angebote, in denen Teilnehmende selbst aktiv werden. So lernen sie an lebensnahen Beispielen Aspekte sozialer, ökologischer sowie ökonomischer Nachhaltigkeit kennen. Das sind drei besonders beliebte Aktivitäten, alle nachhaltig und erlebnisreich:

Legacy

Wichtiger als das Rahmenprogramm stuften die befragten Eventplaner:innen das Ziel ein, eine positive Langzeitwirkung am Veranstaltungsort zu hinterlassen – auch Legacy genannt. Das positive Vermächtnis überdauert den Anlass. Es kann kultureller, wirtschaftlicher oder physischer Natur sein.

Freiwilligeneinsatz

Die Stadt Zürich bietet Gruppen die Möglichkeit, gemeinsam einen Einsatz zu leisten. Das Angebot ist breit: Problempflanzen bekämpfen, Waldwege ausbessern, Hecken pflegen oder Feuchtgebiete aufwerten. Wer mitmacht und mit den Händen anpackt, tut Flora und Fauna etwas Gutes. Auch private Organisationen wie Schweizer Pärke, WWF oder Tischlein deck dich haben ähnliche Angebote.

Was möchten Sie hinterlassen?

Die Legacy ist sehr individuell und hängt davon ab, welche Expertise die Veranstaltung bietet. An Sportanlässen trainieren Profis Nachwuchstalente. Analog lassen sich an einem Fachkongress Workshops oder Referate für die Öffentlichkeit anbieten.

Ranger Tour

Zahlen zählen

Tipp #5 Nachhaltige Eventorganisation

Tipps und Empfehlungen zu Nachhaltigkeit sind wertvoll. Doch wie gelingt es zu messen, was die Bemühungen rund um Nachhaltigkeit tatsächlich bringen? Und ist Kompensieren eine gute Wahl?

Einsparungen messen und vergleichen

Green Mile, Sorell Hotel Zürichberg

Nützliches Tool

Der Rechner von MyClimate ist extra für Veranstaltungen konzipiert und kostenlos zugänglich. Hier lassen sich Emissionen online ermitteln. Was Sie dazu benötigen, sind Zahlen, wie die Dauer des Events, die Anzahl der Teilnehmenden oder die klimatisierte Event-Fläche.

Spielen Sie im Rechner verschiedene Szenarien durch: einmal ein Anlass mit vegetarischem Catering, einmal ohne. Durch den Vergleich der Emissionen sehen sie genau, wie hoch die Einsparungen einer Massnahme sind.

CO2e-Kompensation

myclimate Audio Adventure Zürich

Richtig kompensieren

Die Reduzierung von Emissionen ist immer die beste Option. Unvermeidbare CO2e-Emissionen können zusätzlich durch die Unterstützung von Klimaschutzprojekten kompensiert werden.

Für die Berechnung der CO2e-Emissionen und zur Kompensation empfiehlt Zürich Tourismus zwei Organisationen: MyClimate und South Pole. Die Berechnungsmethoden unterscheiden sich ebenso wie die Art der Projekte, in die sie investieren.

Wichtig bei der Wahl des Projekts ist, dass diese nach Gold Standard zertifiziert sind. Diese tragen nebst der tatsächlichen CO2e Reduktion auch zur nachhaltigen Entwicklung der jeweiligen Region bei.

Achtung Greenwashing

Es ist legitim, die eigenen Bemühungen gegen aussen zu präsentieren. Tabu hingegen ist es, Nachhaltigkeitsbemühungen vorzutäuschen oder übertrieben darzustellen, um das Image aufzupolieren.

  • Vermeiden Sie es auf jeden Fall, eine Veranstaltung als nachhaltig anzupreisen, wenn sie es nicht ist.
  • Zeigen Sie, welche Massnahmen für den Event geplant sind. Transparenz und konkrete Beispiele stärken die Glaubwürdigkeit.
  • Ökologie ist nur ein Aspekt von Nachhaltigkeit. Gemäss dem Drei-Säulen-Modell zählen wirtschaftliche und soziale Aspekte genauso dazu und sollten daher gleichermassen berücksichtigt werden.

Durchblick statt Chaos

Nachhaltige Events, Tipp 6

Labels, Rankings, Zertifizierungen – und ständig kommen neue dazu. Wie es gelingt, den Durchblick zu behalten.

Überblick im Label-Dschungel

Die Umfrage zeigt: Eventplaner:innen fällt es schwer, den Überblick über Nachhaltigkeits-Labels und Zertifizierungen zu behalten.

Das überrascht nicht, denn es gibt keinen Standard: Jedes Label und jede Zertifizierung hat seine Stärken sowie Schwächen und international lassen sie sich untereinander nur schwer vergleichen.

Ricarda Jacomet

Ricarda Jacomet berät Veranstalter:innen bei der Organisation von Kongressen und Meetings in Zürich – und das mit Fokus auf Nachhaltigkeit. Hier gibt sie Tipps und ordnet relevante Standards in Zürich und der Schweiz für die Eventplanung ein.

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Eine nachhaltige Destination ist die halbe Miete

Ob Anreise, Infrastruktur oder Arbeitsbedingungen: Viele Faktoren, die einen Anlass nachhaltig machen, sind mit der Wahl des richtigen Standorts bereits gegeben. Bei diesen wichtigen internationalen Rankings erreicht Zürich Top-Werte:

  • Global Destination Sustainability Index
    Der GDS-Index existiert seit 2017, inzwischen stuft er über 60 Kongressdestinationen ein. Zürich liegt aktuell auf Rang 17. Die Daten sind für Eventplaner:innen hilfreich und werden jährlich in einem Audit überprüft.
  • Smart City Index
    Dieser globale Index fliesst als einer von vielen Faktoren in den GDS-Index ein. Zürich liegt auf Platz zwei (von 102), sehr gute Noten erhalten die Recycling-Dienstleistungen, Sicherheit und die öffentliche Verkehrsinfrastruktur.

Standards für nachhaltiges Eventmanagement

  • ISO 20121
    Nach diesem international anerkannten Standard für nachhaltiges Eventmanagement können sich Anbieter zertifizieren lassen, Betreiber von Locations genauso wie Unternehmen oder Eventagenturen. ISO 20121 eignet sich für grössere und wiederkehrende Anlässe und berücksichtigt die Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDG) der Vereinten Nationen.

  • Weitere international anerkannte Zertifikate, die alle drei Dimensionen der Nachhaltigkeit abdecken sind Earthcheck, events industry council, Green Globe, Green Key, Green Tourism, ISO 14001:2015, ISO 20121:2012.
  • Swisstainable
    Schweiz Tourismus hat ein Nachhaltigkeitsprogramm initiiert, das touristische Betriebe zu nachhaltigem Handeln motiviert. Es gibt drei Stufen (Levels), wobei die dritte Stufe nur mit einem externen Zertifikat erreicht wird.

Nachhaltige Kongresse in Zürich

Starthilfe für Ihren Anlass

Zürich Tourismus kennzeichnet nachhaltige Angebote (Lokalitäten, Hotels, Restaurants, Touren) mit einem grünen Blatt.

Planen Sie eine Veranstaltung in Zürich und möchten sie so nachhaltig wie möglich gestalten? Kontaktieren Sie das Kongressbüro Zürich oder finden Sie Inspiration bei folgenden Themen.